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HISinOne EXA

HISinOne EXA ist die Komponente für die Prüfungsverwaltung im Campusmanagement und ersetzt das OPIuM-System, das zwischen 2005 und 2021 im Einsatz war. Durch diesen Umstieg werden Arbeitsschritte, die bisher über mehrere Komponenten verteilt werden mussten, in einer Softwarelösung angeboten.

Die Produktivsetzung erfolgt nach derzeitigem Fahrplan zum Sommersemester 2021.

Es handelt sich um Funktionen, mit denen Lehrende ihre Prüfungen organisatorisch vorbereiten und Ergebnisse eingeben können. Darüber hinaus können in HISinOne EXA das Prüfungsangebot, Anmelde- und Ergebnisstatistiken sowie Dokumentationen eingesehen werden.

Mitarbeitende in den Prüfungsämtern arbeiten für die Vorgänge rund um die Prüfungsplanung, Leistungserfassung und Bescheiderstellung ebenfalls mit HISinOne EXA. Die bislang eingesetzte POS-GX Software befindet sich im passiven Einsatz und wird in absehbarer Zeit abgestellt.

HISinOne/OPIuM ist unter www.hisinone.uni-osnabrueck.de, unter myUOS oder als Quick-Link auf der Homepage der Universität zu finden und bietet alle prüfungsrelevanten Informationen an einer Stelle.

Um die personalisierten Funktionen nutzen zu können, melden sich Benutzer mit ihrer Uni- Benutzerkennung  an. Die zentrale Authentifizierung löst eine Anmeldung an weiteren Anwendungen (Stud.IP, myUOS, etc.) der Universität aus.

Anwendererfahrungen

Erklärvideo zur Nutzung von HISinOne (für Studierende)

Info Studierende HISinOne EXA

Erklärvideo und Handout zur Nutzung von HISinOne (für Prüfer*innen und Prüfervertreter*innen)

Info Mitarbeitende HISinOne EXA Handout Mitarbeitende HISinOne EXA

Funktionalitäten

Ergebnisse

Alle Funktionen rund um die Ergebnisrückmeldung sind hier zusammengefasst.

Unter »Ergebniseingabe« werden Ergebnislisten angezeigt, die nach Veranstaltungen zusammengefasst sind. Somit wird pro modulübergreifende Veranstaltung eine gemeinsame Liste erstellt.

Unter »Ergebniseingabe prüfungsbezogen« werden Ergebnislisten angezeigt, die nur eine bestimmte angebotene Prüfung enthalten.

Unter »Ergebniseingabe studierendenbezogen« besteht über die Suche nach der Matrikelnummer die Möglichkeit, gezielt für einen Studierenden Ergebnisse zu verbuchen, beispielsweise für mündliche Prüfungen, Hausarbeiten oder Studienprojekte.

Ein »Ergebnisarchiv« ist in den Funktionen der »Ergebniseingabe« integriert, sobald Prüfungslisten für die Bearbeitung abgeschlossen sind.

Modulbeschreibungen ansehen

Hier besteht die Möglichkeit Modulbeschreibungen aus dem gesamten Angebot der Universität anzusehen.

Prüfungsangebot

Hier wird, nach Semester und Termin sortiert, eine Übersicht über alle Prüfungen des gewählten Faches ausgegeben.

Prüfungsorganisation, individuelle Leistungsbearbeitung, Bescheide und Zeugnisse

Hierbei handelt es sich um Spezialfunktionen für das Prüfungsamt. Eine detaillierte Beschreibung/Handreichung ist hier zu finden.

Schnittstelle Stud.IP – HISinOne

Zwischen den Systemen HISinOne und Stud.IP ist eine Schnittstelle eingebaut, über die Informationen ausgetauscht werden. Mit dieser Schnittstelle soll auch nach Einführung von HISinOne weiterhin eine veranstaltungsbezogene Prüfungsanmeldung und Ergebniseingabe möglich sein. Außerdem wird die Voraussetzung für ein modulorientiertes Vorlesungsverzeichnis geschaffen. In folgenden Videos wird erläutert, wie diese Schnittstelle grundsätzlich funktioniert, welche Informationen zwischen den Systemen ausgetauscht werden und insbesondere, worauf es auf der Prüfungsplanungsseite ankommt (Planungszuordnung).

Fahrplan zur Einführung und Semesterablauf

Der notwendigen Arbeiten vorm und im Semester werden in nachstehender Übersicht dargestellt und im Video zur Planungszuordnung detailliert beschrieben.

Ablaufplan Veranstaltungs-und Prüfungsplanung

Fahrplan Einführung HISinOne Prüfungsverwaltung

Fahrplan zur Einführung

Häufig gestellte Fragen (FAQs) - Mitarbeitende

Fragen zur Ergebniseingabe

Hilfe

Auf www.hisinone.uni-osnabrueck.de finden Sie weitere Hilfen/Informationen zusammengefasst. Bei darüber hinaus gehenden Fragen, Problemen oder Anregungen besteht die Möglichkeit zur Kontaktaufnahme:

E-Mail: hisinone@uni-osnabrueck.de

1. Was ist HISinOne und wofür kann ich HISinOne nutzen?

HISinOne ersetzt das ursprüngliche Prüfungsverwaltungssystem OPIuM (Online-Prüfungs-Information und Management). Durch diesen Umstieg werden Arbeitsschritte, die bisher durch verschiedene Nutzer über mehrere Softwarelösungen verteilt verwendet werden mussten, in einer Softwarelösung angeboten.

2. Wie gelange ich zu den HISinOne-Funktionen?

Um zu den HISinOne-Funktionen zu gelangen, klicken Sie auf der Startseite auf "Uni-Login" und melden sich mit Ihrer Uni-Kennung an: Das sind die Benutzerkennung (auch: Benutzername) und das Passwort, mit dem Sie sich bei den meisten Services der Universität einloggen, z.B. bei Stud.IP und dem Uni-E-Mail-Account. Alternative Bezeichnungen sind LDAP-Kennung oder Rechenzentrums-Kennung. Näheres finden Sie hier https://www.rz.uni-osnabrueck.de/Ueber_Uns/Benutzerkonto/ index.htm

3. Wer darf die HISinOne-Seite mit welchen Berechtigungen nutzen?

HISinOne kann vor allem von Studierenden, Lehrenden, Sekretariaten und Prüfungsämtern der Universität Osnabrück genutzt werden. Folgend eine grobe Auflistung der rollenspezifischen Berechtigungen:

Studierende

  • Prüfungen anmelden
  • Ergebnisse einsehen

Lehrende (Prüfer*innen)

  • Prüfungsdaten einsehen
  • Ergebnisse eintragen

Sekretariate (Prüfer-Vertreter*innen)

  • Prüfungsdaten einsehen
  • Ergebnisse eintragen

Prüfungsämter

  • Daten der Studierenden im zugehörigen Fachbereich einsehen
  • Leistungsnachweise erstellen
  • Prüfungstermine anlegen
  • Leistungen/Ergebnisse eintragen/bearbeiten
  • Bescheide erstellen

Sekretariate können unter hisinone@uni-osnabrueck.de eine Berechtigung beantragen, die Daten von Prüfungen ausgewählter Prüfenden einzusehen und zu bearbeiten

Wenden Sie sich bei Fragen zu Berechtigungen bitte an hisinone@uni-osnabrueck.de.

4. Das System ist nicht erreichbar oder es wird ein Fehler bei der Anmeldung gezeigt. Was nun?

Technische Probleme können verschiedene Ursachen haben. Stellen Sie bitte zunächst sicher, dass Sie das Uni-Login benutzen, um sich anzumelden. Näheres finden Sie hier https://www.rz.uni-osnabrueck.de/Ueber_Uns/Benutzerkonto/index.htm

Wenn das Problem auch bei einem erneuten Versuch auftritt, kontaktieren Sie das HISinOne-Team, damit Sie im konkreten Fall Hilfe erhalten:

E-Mail: hisinone@uni-osnabrueck.de

5. Ich habe mein Passwort vergessen, was kann ich tun?

Näheres finden Sie hier https://www.rz.uni-osnabrueck.de/ueber_uns/benutzerkonto/ index.html#Anchor2c

6. Ich habe mich angemeldet und wurde z.B. als Prüfer*in erkannt. Wie kann ich mich in einer anderen Funktion z.B. als Studierender, Mitarbeiter*in etc. anmelden?

Um die Rolle in HISinOne zu wechseln, klicken Sie auf das Feld "Rollenwechsel" in der rechten oberen Ecke der Webseite und wählen Sie eine Rolle aus. Falls Sie nur eine Rolle, z.B. Prüfer*in, besitzen, wird dieses Feld nicht angezeigt. Falls Sie eine weitere Rolle besitzen, diese aber nicht angezeigt wird, wenden Sie sich bitte an das HISinOne-Team:

E-Mail: hisinone@uni-osnabrueck.de

7. In HISinOne werden falsche oder unvollständige Daten angezeigt, was kann ich tun?

Bitte kontaktieren Sie in diesem Fall Ihr zuständiges Prüfungsamt.

8. Warum braucht HISinOne Cookies und wie kann ich die entsprechenden Browser-Einstellungen vornehmen?

Das System benötigt Cookies, die es ermöglichen, die Nutzung der HISinOne-Funktionalitäten so nutzerfreundlich und effektiv wie möglich zu gestalten.

Sie können die Einstellungen für Cookies im Bereich "Datenschutz" Ihres Browsers ändern.

Diese Einstellungen können Sie speziell für die HISinOne-Seite vornehmen (nicht etwa für alle Internetseiten). Für weitere Informationen ziehen Sie die Hilfe Ihres Browsers hinzu.

9. Muss ich Pop-ups von HISinOne zulassen?

Es gibt Funktionen auf der HISinOne-Seite, bei denen sich ein neues Fenster öffnet. Wenn Sie so eine Funktion nutzen möchten, ist es notwendig, dass Sie für die HISinOne-Seite Pop-ups zulassen.

Diese Einstellungen können Sie speziell für die HISinOne-Seite vornehmen (nicht etwa für alle Internetseiten). Für weitere Informationen ziehen Sie die Hilfe Ihres Browsers hinzu.

10. Wie sicher sind meine Daten in HISinOne?

Die Universität hat die notwendigen technischen und organisatorischen Maßnahmen ergriffen, um die im System enthaltenen personenbezogenen Daten vor Verlust, Zerstörung, Manipulation und unberechtigtem Zugriff zu schützen.

Ihr HISinOne-Zugriff ist mit dem Rechenzentrums-Passwort geschützt, das Sie auf Wunsch ändern können. Dadurch haben nur Sie Zugang zu den gewünschten, personalisierten HISinOne-Funktionalitäten. Damit dies auch so bleibt, muss das Passwort 8-14 Zeichen lang sein und eine Kombination aus Buchstaben, Ziffern und Sonderzeichen in Groß- und Kleinschreibung darstellen.

Neben dem passwortgeschützten Zugang und einer verschlüsselten Verbindung wird eine tägliche Sicherung der Daten (Backup) durchgeführt.

Zu Ihrer eigenen Sicherheit sollten Sie immer daran denken, Ihren Login bzw. Ihre Sitzung bei HISinOne per "Abmelden" zu beenden, damit kein Zugriff auf Ihre persönlichen Daten möglich ist. Besonders an öffentlichen Rechnern, z.B. in einem Internet-Café, denken Sie deshalb immer daran, Ihre Anmeldung per "Abmelden" zu beenden, bzw. alle offenen Browser-Fenster zu schließen.

Weitere Informationen zum Thema Datenschutz erhalten Sie in der Datenschutzerklärung https://hisinone.dienste.uni-osnabrueck.de/qisserver/pages/cs/sys/portal/imprint/privacy.faces

11. Wie sieht es mit dem Datenschutz aus?

Die Universität nimmt den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten sehr ernst. Aus diesem Grund ist der Zugriff auf HISinOne nur auf einen bestimmten Nutzerkreis beschränkt.

Die Einsicht in die Noten innerhalb des HISinOne-Portals erfolgt beispielsweise nur durch die Personen, die zur Bearbeitung der Daten berechtigt sind (Studierende selbst, zuständige Prüfende bzw. Sekretariate und das zugehörige Prüfungsamt). Die Prüfungsämter der einzelnen Fächer/Fachbereiche sind nur berechtigt, die Noten derjenigen Studierenden einzusehen, die auch tatsächlich Leistungen in diesem Fach erbringen.

Weitere Informationen zum Thema Datenschutz erhalten Sie in der Datenschutzerklärung https://hisinone.dienste.uni-osnabrueck.de/qisserver/pages/cs/sys/portal/imprint/privacy.faces

12. Für welche Prüfungen kann ich Ergebnisse über HISinOne eingeben? 

Sie können grundsätzlich nur die regulären Studien- und Prüfungsleistungen bearbeiten, für die Sie berechtigt sind. 

Ihre Prüfungen (reguläre Studien- oder Prüfungsleistungen) müssen dazu vom zuständigen Prüfungsamt für die Bearbeitung über HISinOne freigegeben sein. In der Regel sind es die Prüfungen, für die sich die Studierenden online anmelden können. Individuelle Abschlussarbeiten (z.B. Bachelor- und Masterarbeiten), mündliche Abschlussprüfungen sowie weitere individuelle Prüfungen werden nicht über HISinOne bearbeitet und können nur unter "Ergebnisarchiv" eingesehen werden.

13. Ich habe keinen Zugriff auf bestimmte Prüferinnen und Prüfer und/oder Prüfungen. Was kann ich tun? 

Bitte kontaktieren Sie in diesem Fall das Prüfungsamt.

14. Nicht alle mir zugeordneten Prüfende sind in meiner Suchmaske enthalten. Was kann ich tun?

Wenn Ihnen Berechtigungen für Prüfende fehlen, kontaktieren Sie bitte das Prüfungsamt.

15. Warum habe ich keinen Zugriff auf meine Prüfungen in HISinOne? 

Sie können Ihre Prüfungen in HISinOne erst einsehen, wenn sich mindestens ein*e Teilnehmer*in angemeldet hat.

16. Wo ist der Unterschied zwischen "Ergebniseingabe" und "Ergebniseingabe prüfungsbezogen"? 

In der Funktion "Ergebniseingabe" sind alle Studierenden, die sich zu Ihrer Veranstaltung prüfen lassen, in einer einzigen Liste zusammengefasst. Dies ist unabhängig davon, um welche Prüfungsform (Referat, Klausur, Hausarbeit, etc.) es sich handelt oder in welchem Modul- oder Prüfungsordnungszusammenhang die Prüfung abgelegt wird. Über den zweiten Reiter "Prüfungsleistungen pro Studierendemlassen sich die Prüfungen eines einzelnen Studierenden einsehen. Beachten Sie auch, dass in der Funktion "Ergebniseingabe" unterschiedliche Bewertungsarten vorkommen können, wenn in Ihrer Veranstaltung unterschiedliche Leistungen geprüft werden.

In der prüfungsbezogenen Ergebniseingabe sind die Studierenden nach den genannten Kriterien getrennt und es kann für eine Veranstaltung Teilnehmerlisten zu unterschiedlichen Prüfungen geben. Mittels dieser Funktion ist eine Ansicht aller Prüfungen, die der Person (Prüfer*in/Prüfer-Vertreter*in) zugeordnet sind, möglich.

17. Wo finde ich Teilnehmerlisten und kann ich diese ausdrucken bzw. in anderen Formaten speichern?

Nach Auswahl der "Ergebniseingabe" unter dem Menüpunkt "Leistungen" können Sie das gewünschte Semester und die gewünschte Prüfung/Veranstaltung auswählen und anklicken. Danach erhalten Sie alle aktuellen Informationen zu dieser Prüfung, wie z.B. die Teilnehmer*innen und (wenn vorhanden) Krankmeldungen, Rücktritte, Bewertung etc. Wenn Sie eine aktuelle Liste im Excel-Format herunterladen möchten, gehen Sie auf "Teilnehmerliste" oder auf "Noten ansehen" bzw. "Noten eingeben" und klicken Sie dort auf "Excel-Export". Die Excel-Liste können Sie bearbeiten und zu dieser Liste wieder hochladen.

Wenn Sie eine Teilnehmer- und Ergebnisliste als pdf-Dokument erhalten möchten, gehen Sie auf "Noten ansehen" bzw. "Noten eingeben". Am oberen Menü finden Sie die Funktion "Auftrag ausführen". Wählen Sie hier "Teilnehmer- und Ergebnisliste" aus und klicken anschließend auf "Start".

Vor der Ergebniseingabe ist dies also eine reine Teilnehmerliste, danach eine Ergebnisliste.

18. Ist die Liste mit den zu meiner Prüfung angemeldeten Studierenden aktuell?

Ja, sie enthält alle aktuell angemeldeten Studierenden, aktuelle Rücktritte und, wenn bereits vorhanden, Bewertungen. Ausnahme bilden Studierende, bei denen auf Grund von fehlenden Voraussetzungen zur Prüfung ein Vorbehalt im System vermerkt wurde.

19. In der Liste zu meiner Prüfung werden weniger oder mehr Studierende angezeigt als zu einem früheren Zeitpunkt. Woran liegt das? 

Wenn Studierende sich online abmelden (nur vor der Rücktrittsfrist möglich), dann verschwinden diese auch aus der zugehörigen Liste. Genauso verhält es sich bei Löschung der Anmeldesätze im Prüfungsamt. Anmeldungen können nur online durch Studierende oder durch das Prüfungsamt vorgenommen werden. Bei Unstimmigkeiten wenden Sie sich bitte an Ihr Prüfungsamt.

20. Kann ich die Bewertungen auch als Excel-Tabelle hochladen? Was muss ich tun und dabei beachten? 

Laden Sie die Teilnehmerliste als Excel-Liste herunter, speichern und bearbeiten Sie diese. Bewertungen dürfen nur in der Spalte "Bewertung" eingegeben werden. Spalten dürfen nicht umbenannt, gelöscht oder vertauscht werden. Laden Sie anschließend diese Datei an der passenden Prüfung/Veranstaltung wieder hoch. Nach dem Hochladen werden die Ergebnisse aus der Excel-Liste in dem Online-Formular angezeigt. Die Ergebnisse müssen durch Speichern bestätigt werden. Bitte beachten Sie bei diesen Schritten die Rückmeldungen vom System in der Spalte "Kommentar".

Ist die Ergebniseingabe bereits abgeschlossen, ist zwar ein Ex- aber kein Import mehr möglich.

21. Wieso ist die Eingabe der Bewertung für einige Studierende gesperrt? 

Für krankgemeldete Studierende (Eintrag durch das Prüfungsamt) ist die Eingabe der Bewertung gesperrt. Ebenso kann das Prüfungsamt in besonderen Fällen die Eingabe sperren. Bei Unstimmigkeiten wenden Sie sich bitte an das Prüfungsamt.

22. Kann ich die Leistungspunkte meiner Veranstaltung individuell anpassen? 

Die individuelle Eingabe von Leistungspunkten ist nicht möglich. Zu der Prüfung sollte es für jede mögliche Anzahl an ablegbaren Leistungspunkten einen eigenen Anmeldesatz geben. Die Studierenden wählen dann bei der Anmeldung die Anzahl der Leistungspunkte, die Sie erwerben möchten, meist wird zwischen Studienleistung und Prüfungsleistung unterschieden.

Sollten Sie während der Ergebniseingabe individuelle Leistungspunkte vergeben wollen, kontaktieren Sie bitte das Prüfungsamt.

23. Ab wann sind die eingetragenen Ergebnisse für Studierende sichtbar?

In der Leistungsübersicht der Studierenden sind die eingetragenen Ergebnisse sofort sichtbar.

24. Ich habe eine falsche Bewertung eingetragen und gespeichert. Kann ich dies ändern?

Wenn Sie die Liste noch nicht abgeschlossen haben, können Sie jederzeit die Bewertung ändern. Tragen Sie dafür die korrigierte Note oder aber ein "AN" (steht für Ergebnislöschung) in das Bewertungsfeld ein. Klicken Sie anschließend auf "Speichern".

25. Was ist der Unterschied zwischen den Buttons "Speichern" und "Eingabe abschließen"?

Beim Klick auf "Speichern" wird die Bewertung in der Datenbank gespeichert und ist ab diesem Zeitpunkt für alle berechtigten Bearbeiter*innen sichtbar, auf der Leistungsübersicht der Studierenden erscheint diese sofort. Wenn für alle Studierenden die Bewertungen bereits eingegeben wurden, kann die Liste abgeschlossen werden. Diese kann dann online nicht mehr bearbeitet werden.

26. Ich möchte eine bereits abgeschlossene Liste wieder bearbeiten. Was kann ich tun? 

Eine abgeschlossene Liste kann im Prüfungsamt wieder freigeschaltet werden.

27. Kann ich als Zweitprüfer*in auch Bewertungen eingeben und einsehen? 

Bei regulären Studien- und Prüfungsleistungen können Sie als Zweitprüfer*in Bewertungen eingeben und einsehen. 

28. Wo sehe ich im System Anmeldungen zu Abschlussarbeiten?

Unter "Leistungen" > "Ergebniseingabe" erscheint der Reiter "schriftliche Arbeiten".

29. Die Schaltfläche "Eingabe abschließen" ist nicht aktiv. Woran liegt das?

Die Schaltfläche "Eingabe abschließen" wird erst dann aktiviert, wenn die Leistungen aller Studierenden eingetragen und gespeichert sind.

30. Kann ich die Ergebnisse auch nach Abschluss der Ergebniseingabe (Schaltfläche "Eingabe abschließen") noch ändern?

Nein, die Veränderung der Ergebnisse ist von Prüfer*innen und Sekretariatsmitarbeiter*innen dann nicht mehr möglich. Wenn eine Liste aus organisatorischen Gründen wieder für die Bearbeitung geöffnet werden soll, wenden Sie sich bitte an das Prüfungsamt.

31. Ich möchte alte Prüfungs- und Studienleistungen bearbeiten, die noch in OPIuM bearbeitet wurden. Was muss ich dafür tun?

Es kann keine Bearbeitung seitens der Sekretariate oder Prüfer*innen mehr erfolgen. Sollten Ergebnisse in diesen Listen nicht korrekt sein, wenden Sie sich bitte an das Prüfungsamt.

32. "Ergebniseingabe prüfungsbezogen": Warum sind bei der Auswahl der Prüfungen je nach Veranstaltung unterschiedliche Aktionen auswählbar (Lupe, Stift)?

Je nachdem, ob die Eingaben für eine Veranstaltung bereits abgeschlossen sind, sind folglich unterschiedliche Aktionen möglich: Die Leistungen, deren Eingabe bereits abgeschlossen ist, können lediglich betrachtet werden. Leistungen, deren Eingabe noch nicht abgeschlossen ist, sind dagegen für eine Bearbeitung geöffnet.

33. Nachträgliche Anmeldung: Studierende haben sich nicht angemeldet und möchten trotzdem geprüft werden? Kann ich sie in die Liste nachträglich eintragen?

Die Rechtmäßigkeit der nachträglichen Anmeldung muss im Prüfungsamt überprüft und ggf. dort vorgenommen werden.

34. Rücktritt: Studierende möchten von der Prüfung zurücktreten. Kann ich dies in HISinOne eintragen?

Die Rechtmäßigkeit der Abmeldung muss im Prüfungsamt überprüft und ggf. dort vorgenommen werden.

35. Änderung der Prüfungsform/-art: Studierende haben sich für eine Prüfungsform (z.B. Klausur) und –art (z.B. Studien- oder Prüfungsleistung) angemeldet und möchten jedoch in einer anderen geprüft werden. Wie kann ich dieses erfassen?

Das zuständige Prüfungsamt kann eine Anmeldung umbuchen. Innerhalb der An- und Abmeldefristen können dies die Studierenden selbst online über HISinOne vornehmen.

36. Warum kann ich unter der Funktion "Zeiträume suchen und bearbeiten" unter dem Reiter "Lehrorganisation" Zeiträume nur ansehen, aber nicht bearbeiten?

An der Universität Osnabrück ist es nicht vorgesehen, dass die Sachbearbeiter*innen der Prüfungsämter diese Gruppen organisieren und verwalten, da die Zeiträume einheitlich für die Universität gelten sollen. Dementsprechend ist die eingeschränkte Funktion lediglich für die Sichtung der Zeiträume sinnvoll.

37. "Leistungen und Termine meiner Organisationseinheit": Warum kann ich bei manchen Prüfungen keine Noten eingeben bzw. warum erscheint das zugehörige Aktionssymbol nicht?

Noten können nur dann eingetragen werden, wenn Studierende zu der Prüfung angemeldet sind.

38. Ich möchte Prüfungstermine anlegen, finde aber die gewünschte Leistung nicht. Was kann ich tun?

Überprüfen Sie, ob es sich bei der gesuchten Leistung um eine Prüfung handelt, die an eine Veranstaltung gekoppelt ist oder nicht. Wählen Sie dementsprechend unter "Lehrorganisation" > "Prüfungstermine" die Funktion "gekoppelte Prüfungstermine initial anlegen" oder "Prüfungstermine initial anlegen" aus.

39. Ich möchte einem Prüfungstermin einen Raum zuweisen, doch das Aktionssymbol ist inaktiv. Was muss ich tun?

Um Prüfungen Räume zuweisen zu können ("Lehrorganisation" > "Prüfungstermine" > "Prüfungstermine bearbeiten"), ist die Festlegung von Datum und Uhrzeit der Prüfung erforderlich.

Die Eingabe erfolgt in den Spalten "Prüfungsdatum" und "Von – Bis". Darüber hinaus sind über das zugehörige Aktionssymbol die An- und Rücktrittsfristen einzutragen. Anschließend sind die Angaben mit einem Klick auf "Speichern" zu sichern. Daraufhin wird das Aktionssymbol zur Raumzuordnung aktiv.

Mit Betätigung der Schaltfläche sollten die zu dem gewählten Datum mit der entsprechenden Uhrzeit alle frei verfügbaren Räume bereits angezeigt werden. Ist dies nicht der Fall, ist über eine Suchmaske die Suche nach expliziten Räumen möglich. 

40. Wird die Schnittstelle für alle Fächer eingeführt?

Grundsätzlich wird die Schnittstelle für alle Fächer eingeführt. D.h. alle Fächer nutzen in Zukunft den Datentransfer zwischen HISinOne und Stud.IP wie er in unserem ersten Video erklärt wird. Lediglich die Planungszuordnung ist im Rahmen der Schnittstelle eine optionale Funktion deren Nutzung den Fächern überlassen ist.

41. Wann ist die Verwendung der Planungszuordnung sinnvoll?

  • Wenn sich das Lehrangebot von Semester zu Semester ändert
  • Wenn sich Studierende über eine Lehrveranstaltung zu mehreren Prüfungen anmelden können
  • Wenn zur Leistungserbringung alternativ eine andere Lehrveranstaltung belegt werden kann
  • Zur Erzeugung einer gemeinsamen Liste zur Ergebniseingabe pro Veranstaltung

42. Wann ist die Verwendung der Planungszuordnung nicht sinnvoll?

  • Wenn das Lehrangebot jedes Semester identisch ist
  • Bei eindeutigen Fällen, in denen Prüfung und Veranstaltung gleich heißen
  • Bei echten Modulprüfungen

43. Gibt es Probleme, wenn die Fächer die Planungszuordnung uneinheitlich handhaben?

Wenn es einige Module gibt zu denen ein Fach die Planungszuordnung nutzt und einige zu denen das Fach sie nicht nutzt, ist die technische Handhabung über die Schnittstelle kein Problem, es kann allerdings zu mehr organisatorischem Aufwand führen. So kann es unübersichtlich werden, wenn für unterschiedliche Module unterschiedliche Funktionen für die initiale Anlage von Terminsätzen genutzt werden.

44. Was ändert sich bei der Umstellung vom alten zum neuen System, wenn die Planungszuordnung nicht genutzt wird?

Die Handhabung ist im neuen System ohne Nutzung der Planungszuordnung recht ähnlich zum alten System. Einige Funktionen, wie beispielsweise die veranstaltungsbezogene Ergebniseingabe, entfallen jedoch.

45. Kommt es zu Problemen, wenn eine Lehrveranstaltung in unterschiedlichen Bereichen unterschiedliche Leistungspunkte hat?

Wenn also z.B. eine Lehrveranstaltung bei Verwendung im Bereich KCL andere Leistungspunkte als bei Verwendung in den Erziehungswissenschaften gibt es keine Probleme, da die Angaben zu den Leistungspunkten an den Prüfungselementen, also an der Studien- oder Prüfungsleistung, und nicht an den Lehrveranstaltungen hängen.

46. Welche Aufgaben hat das Prüfungsamt noch, wenn die Schnittstelle verwendet wird?

Die Aufgabe des Prüfungsamtes ist es die Prüfungen in HISinOne anzulegen. Wenn die Planungszuordnung verwendet wird, kommt der Veranstaltungstitels sowie der Name des Prüfenden nun direkt aus Stud.IP, Rücktrittsdaten und Prüfungstermin müssen weiterhin vom Prüfungsamt eingetragen werden. Außerdem ist eine enge Rückkopplung mit den Administrator*innen der Veranstaltungsplanung und -bearbeitung bzw. mit der Studiengangskoordination erforderlich.

47. Was passiert, wenn in Stud.IP die Zuordnung zu den Modulkomponenten nicht passt, aber die Planungszuordnung genutzt wird?

Dadurch wird das Anlegen der Prüfungsterminsätze erheblich erschwert. Fallen mögliche Fehler vor Beginn der Anmeldefristen auf, sollten die Zuordnungen möglichst zeitnah und ggf. in enger Abstimmung mit dem Campusmanagementteam nachgepflegt werden. Fallen Fehler erst während des Anmeldezeitraumes auf, bleibt nur die Möglichkeit eines korrigierten Anmeldeverfahrens. Nach Ablauf der Anmeldefrist muss das Prüfungsamt eine manuelle Korrektur vornehmen.

48. Wer ist für die Modulzuordnung zuständig?

Die Zuständigkeit ist im Fach zu klären. Vorzugsweise übernimmt die Studiengangskoordination die Modulzuordnung.

49. Bis wann sollten in Stud.IP die Lehrveranstaltungen angelegt und den jeweiligen Modulkomponenten zugeordnet werden?

Das Anlegen der Lehrveranstaltungen und die Zuordnung zu den jeweiligen Modulkomponenten sollte spätestens 4 Wochen vor dem Anlegen der Prüfungsterminsätze erfolgen.

50. Nach welchem Konzept werden Prüfungsordnungsversionen von POS nach HISinOne übernommen?

Folgende Prüfungsordnungen werden übernommen (Grundsätzlich werden nur "nach APO-Versionen" migriert):

  • Die jeweils aktuellste PO
  • Eine ältere PO-Version, wenn dort gültige Übergangsregeln vorhanden sind
  • Sind nur wenige Studierende (<5) in Prüfungsordnungen mit einer Übergangsregel, dann wird geprüft, ob eine Umschreibung in die aktuellste Version möglich ist, bzw. ob die Studierenden bald fertig werden oder in POS verbleiben
  • Liste der Versionen mit Kennzeichnung

51. Was ist unter "globaler Anmeldezeitraum" zu verstehen und von wann bis wann gilt dieser?

Der globale Anmeldezeitraum gibt einen zeitlichen Rahmen innerhalb des Semesters an indem Prüfungsanmeldungen erfolgen können. Innerhalb dieses Rahmens sind individuelle Anmeldezeiträume möglich. 

Globaler Anmeldezeitraum im Sommersemester:

18.03. bis 16.09.

Globaler Anmeldezeitraum im Wintersemester:

17.09. bis 17.03.

52. Wie wird in HISinOne mit offenen Anmeldungen umgegangen?

In HISinOne sind offene Anmeldungen in erster Linie nicht mehr möglich. Wenn die Anmeldung zu einer Wiederholungsprüfung zeitnah erfolgt, so muss die Korrekturfrist mit dem Vorlauf für die Organisation und Durchführung der Anmeldung abgestimmt sein.

53. Wie wird mit Anmeldungen zu fremden Prüfungen umgegangen?

Anmeldung zu Prüfungen aus anderen Fachbereichen können technisch unterstützt werden. Es ist jedoch mit den jeweiligen Fächern in der Prozessklärung, ob und nach welchen Kriterien Bereiche eingeschränkt werden.

54. Gibt es darüber hinaus organisatorische Änderungen rund um Prüfungen?

In HISinOne gibt es einen direkten Semesterbezug der Prüfung. Dies bedeutet, dass das Datum der Prüfung das Prüfungssemester vorgibt. Wird eine Prüfung also beispielsweise im Sommersemesters abgelegt, gilt das Sommersemester als Prüfungssemester, auch wenn mögliche Veranstaltungen bereits im Wintersemester absolviert wurden.

In HISinOne sind Anmeldungen zum Zweitversuch erst möglich, wenn der Erstversuch bereits bewertet ist.